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eventcore - das Herzstück ihrer Planung

Das Event Management System eventcore dient als zentrale Plattform für die Event- und Seminarorganisation. Hiermit können Sie Eckdaten abfragen, Checklisten erstellen, Sprecher verwalten sowie Deadlines und Budgets überwachen. Dabei haben Sie jederzeit den aktuellen Status im Überblick. eventcore besteht aus verschiedenen Modulen:
 

Event-Stammdaten

Neben dem Briefing der Veranstaltung mit Kurzbeschreibung und Marketing-Zielen des Events werden hier Name, Ort und Termin sowie die Zuordnung der Verantwortlichkeiten definiert. Durch aktives Planen und Verwalten von unterschiedlichsten Veranstaltungsarten, wie Kurse, Seminare, Lehrgänge, Vortragsreihen bis hin zu Roadshows mit unterschiedlichen Tourstopps ermöglicht die Event Management Software eventcore eine einfache Organisation parallel laufender Veranstaltungen.
 

Data-Modul

Neben den Eckdaten bietet eventcore eine Adressdatenverwaltung an. Hier werden neben den Teammitgliedern externe Kooperationspartner, wie Caterer, Hotel, Busunternehmen, Messebauer, Design-Agenturen, Künstler, usw. mit Kontaktdaten erfasst. Hier können im Event Management System Empfehlungen oder anderweitige Bemerkungen hinterlegt werden, die der Event-Manager für seine optimale Vorbereitung und das Eventmanagement benötigt und gerade bei einem Personenwechsel innerhalb des Organisationsteams hilfreich ist.
 

Informationsmodul

Dieses Modul verteilt auf einfache und effektive Art Informationen zu Produkten oder Kategorien an Mitarbeiter. Dabei kann es sich um einfache Textinformationen bis hin zu Präsentationsfilmen auf DVD-Größe handeln.
 

Benutzer- und Rechteverwaltung

Um einen Einsatz von eventcore möglichst sinnvoll vielen Benutzern zugänglich zu machen und das Veranstaltungsmanagement zu erleichtern, gibt es unterschiedliche Nutzungszuweisungen und -rechte. Auf diese Weise können zum Beispiel auch externe Dienstleister eine Bearbeitung aller oder nur bestimmter Aufgaben im Prozess des Eventmanagement übernehmen. Oder bei eingeschränkten Nutzerrechten sogar nur eine Einsicht in den aktuellen Status bekommen.
 

Checklisten und Organisationplan

Dieses Modul der Event Management Software eventcore stellt Musterchecklisten bereit, die beliebig erweitert werden können und sich individuell auf die Anforderungen des Events oder Seminars anpassen lassen. Mit Hilfe der Checklisten wird der Organisationsplan für das Veranstaltungsmanagement erstellt und enthält Detailinformationen zu Aufgaben, Terminen, Verantwortlichkeiten und Deadlines. Die Statusabfrage ist mit einer Ampelfunktion versehen, sodass Terminüberschreitungen gar nicht erst anfallen und die Vorbereitungsaufgaben gefährden. Die Verantwortlichen werden per Erinnerungsmail automatisch informiert. Aus dem Organisationsplan läßt sich auf diese Weise eine komfortable To-Do-Liste erstellen. Die Organisationspläne für das Eventmanagement lassen sich als Vorlagen abspeichern für zukünftige Events.
 

Agendasetting und Resourcenmanagement

Aus dem Organisationsplan kann ein Ablaufplan bzw. eine Agenda für den Event oder das Seminar erstellt werden. Per Drag- und Drop-Funktion können die bereits festgelegten Slots sehr einfach verändert werden sowohl in der zeitlichen Reihenfolge, beim Sprecher- oder Themenwechsel als auch bei Änderungen des Veranstaltungsortes. Das Modul eignet sich für die Verwaltung von Räumen, Technikanforderungen, Promotoren oder Meetings - einfach für ein optimales Veranstaltungsmanagement.

Sowohl der Organisationsplan als auch die Agenda mit Resourcen-Angaben können als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden für die Weiterverarbeitung bzw. den Versand.

Das Event Management System eventcore kann als Software für den Einsatz mit eigener IT-Infrastruktur (Hardware) im Unternehmen lizenziert oder als ASP Service genutzt werden.

Andere mackoy-Lösungen lassen sich ideal mit eventcore kombinieren. Das Reporting kann beispielsweise zusammen mit surveycore an jeden Event angepasst und dediziert ausgewertet werden.

 

Das Kommunikationsportal Event 2.0
Als perfekte Schnittstelle für die Kommunikation Ihrer Events hat mackoy eventtools einen einmaligen Live Communication Service im Angebot. Event 2.0 ist ein integriertes Kommunikationsportal, ausgerüstet mit Online-Marketing-Werkzeugen, mit denen Sie optimal bestehende und neue Zielgruppen erreichen können. eventcore ist die perfekte Ergänzung für event 2.0.